Privacybeleid  |  Gebruiksvoorwaarden  |  Handelsmerken

INLEIDING

Dit document beschrijft het Privacybeleid van Kronos ten aanzien van het verzamelen, opslaan en verwerken van Persoonsgegevens die zijn ontvangen van klanten van Kronos ('Klanten'), medewerkers van Klanten, bezoekers aan websites, medewerkers van Kronos en mensen die hebben gesolliciteerd naar een functie bij Kronos. In de context van dit Privacybeleid verwijst 'Persoonsgegevens' naar alle informatie die aan Kronos is verstrekt en die betrekking heeft op een geïdentificeerde of identificeerbare persoon.

Tenzij anders aangegeven in dit Privacybeleid, wordt dit beleid geacht van toepassing te zijn op Kronos Incorporated en onze dochterondernemingen, en alle verwijzingen naar 'wij', 'ons' en/of 'onze' verwijzen naar Kronos Incorporated en de desbetreffende dochterondernemingen.

[Opmerking: Omdat er verschillen bestaan tussen de manieren waarop de afdeling Talentbeheer van Kronos Persoonsgegevens verzamelt en beheert met betrekking tot de diensten die aan Klanten worden verleend, heeft Kronos een afzonderlijke privacyverklaring uitgegeven waarin deze verschillen beschreven worden. Klik hier voor de Privacyverklaring die specifiek geldt voor de afdeling Talentbeheer van Kronos.]

1) PERSOONSGEGEVENS DIE VERZAMELD WORDEN VAN...

Klanten van Kronos en medewerkers van Klanten:

Wij verzamelen, verwerken en/of registreren mogelijk Persoonsgegevens van een aantal bronnen, voornamelijk om onze Klanten volgens contracten met onze Klanten producten en diensten te kunnen leveren en om de desbetreffende producten en diensten te verbeteren.

Soms verzamelen we deze gegevens (zoals naam, bedrijfsnaam, IP-adres, e-mailadres en postadres) rechtstreeks van u wanneer u ons contact- en andere informatie verstrekt, bijvoorbeeld via een Kronos-website ('Site'), of wanneer u ons een vraag stelt, een opmerking stuurt, om assistentie vraagt of van bepaalde diensten gebruik maakt. Door ons vrijwillig Persoonsgegevens te verstrekken, stemt u erin toe dat wij deze informatie gebruiken in overeenstemming met dit Privacybeleid. Als u ons Persoonsgegevens verstrekt langs elektronische weg, bevestigt u en stemt u ermee in dat wij deze gegevens van hun huidige locatie overbrengen naar kantoren en servers van onszelf of onze dienstverleners in de Verenigde Staten en andere landen, zodat wij onze diensten aan u kunnen verlenen in overeenstemming met de geldende wetten.

Wij kunnen Persoonsgegevens ook verzamelen door te registreren hoe u onze producten gebruikt, bijvoorbeeld via foutrapporten of andere gebruiksgegevens. Als u een Site bezoekt, kunnen bepaalde Persoonsgegevens verzameld worden door via cookies of webbakens te registreren hoe u met de Site communiceert (zie de paragrafen “Informatie die wordt verzameld via cookies” en “Cookies beheren” voor meer informatie). Als u deelneemt aan online discussies van de Kronos Community over onze producten en diensten, kunt u ervoor kiezen u als deelnemer te registreren en ons een persoonlijk profiel, een foto of andere Persoonsgegevens te verstrekken.

In het kader van de levering van zijn producten en diensten op het gebied van personeelsbeheer verwerkt Kronos ook gegevens die zijn Klanten verstrekken over hun medewerkers, om de Klanten optimaal te laten profiteren van onze producten en diensten (zie paragraaf 2 verderop voor meer informatie). Dergelijke gegevens (zoals naam, personeelsnummer en informatie over tijdregistratie, aanwezigheid en roosters) worden verzameld volgens instructies die uiteengezet zijn in het contract tussen Kronos en de Klant. Als Klanten ervoor kiezen om Kronos-terminals met een optie voor biometrische technologie in te zetten, wordt het verzamelen van de vingerafdrukscangegevens van medewerkers van de Klant uitgevoerd en gecontroleerd door de Klant. Deze gegevens bevatten mogelijk informatie die wordt gebruikt om de identiteit van medewerkers te verifiëren. Deze gegevens bestaan uitsluitend uit sjablonen die worden gegenereerd met behulp van wiskundige algoritmen, niet de vingerafdrukken zelf.

Medewerkers van Kronos en sollicitanten bij Kronos:

We verzamelen Persoonsgegevens van personen die solliciteren naar een functie bij Kronos, om onze activiteiten voor werving en selectie te kunnen uitvoeren. We verzamelen Persoonsgegevens van onze medewerkers voor de uitvoering van onze verantwoordelijkheden op het gebied van personeelsbeheer, zoals het uitvoeren van werknemersbeoordelingen, het beheer van de salarisadministratie en de secundaire arbeidsvoorwaarden (en de bijbehorende documentatie), het indienen van overheidsrapporten, het beheer en de authenticatie van het bedrijfsnetwerk, beveiliging, berichtgeving in noodgevallen en gezondheid en veiligheid van medewerkers.

Bezoekers aan onze websites:

Niet-identificeerbare informatie: Als u een Site gebruikt, kunnen wij bepaalde, niet persoonlijk identificeerbare informatie verzamelen over de manier waarop u gebruikmaakt van de Site. Wij kunnen dergelijke informatie zelf opslaan of deze kan worden opgenomen in databases die eigendom zijn van en worden onderhouden door onszelf of onze dienstverleners, vertegenwoordigers of zakelijke partners. We kunnen deze gegevens gebruiken en met andere informatie samenvoegen, bijvoorbeeld om het totale aantal bezoekers van een Site en de domeinnamen van de internetserviceproviders van onze bezoekers bij te houden.

Informatie die wordt verzameld via cookies en soortgelijke technologieën: Net als de meeste websites, verzamelen en/of registreren wij ook gegevens over bezoekers aan de Site. Dit kan zowel niet-identificeerbare informatie als Persoonsgegevens betreffen, waaronder informatie over de browser en het besturingssysteem waarvan de bezoekers gebruikmaken, hun IP-adres, cookie-informatie, tijdstempels en clickstream-informatie. Deze gegevens worden verzameld door middel van logbestanden, 'cookies', 'webbakens' of vergelijkbare technologieën. 'Cookies' zijn kleine bestanden die naar uw webbrowser gestuurd kunnen worden en op uw computer worden opgeslagen. 'Webbakens' genereren een anonieme melding van een bezoek aan bepaalde pagina's op de Site. Deze melding kan door ons verwerkt worden. Webbakens werken samen met cookies om ons te laten weten welke onderdelen van onze Site u interesseren en om ons te helpen u op maat gemaakte informatie op onze Site te leveren. We kunnen deze informatie verzamelen en opslaan en combineren met andere Persoonsgegevens die u verstrekt hebt.

We gebruiken ook eigen cookies en cookies van derden voor onze online reclame. Als u een Site bezoekt, kunnen externe partijen cookies op uw computer opslaan en deze cookies gebruiken om informatie over u te verzamelen, bijvoorbeeld over uw computer en de manier waarop u de Site gebruikt. Deze externe partijen gebruiken dergelijke informatie om reclame te personaliseren en u gerichte reclame te tonen op website die niet van Kronos zijn. Voor meer informatie over online gedragsafhankelijke reclame raadpleegt u de websites van het Network Advertising Initiative en de Digital Advertising Alliance.

Cookies en soortgelijke technologieën beheren:

De meeste webbrowsers kunnen geconfigureerd worden om geen cookies te accepteren, om u te waarschuwen wanneer u een cookie ontvangt of om het beheer van cookies, webbakens en gelijksoortige technologieën op een andere manier uit te voeren. Als u cookies uitschakelt, zullen webbakens en gelijksoortige technologieën nog steeds anonieme bezoeken detecteren, maar kunnen de gegenereerde meldingen niet meer gekoppeld worden aan andere anonieme informatie of aan persoonlijk identificeerbare informatie en zullen ze worden genegeerd. Als u wilt voorkomen dat externe partijen cookies en gelijksoortige technologieën op uw computer plaatsen en openen voor reclame- en andere doeleinden, kunt u uw browser zo configureren dat cookies en de desbetreffende technologieën geblokkeerd worden. De voorkeuren voor cookies, inclusief de mogelijkheid om eigen en externe cookies te blokkeren, kunnen ook worden ingesteld en beheerd met behulp van onze tool voor cookiebeheer.

Sociale media-functies en widgets:

Onze Sites bevatten mogelijk sociale media-functies zoals videolinks, 'Vind ik leuk'-knoppen en widgets zoals 'Delen'-knoppen of interactieve miniprogramma's. Dergelijke functies kunnen mogelijk Persoonsgegevens verzamelen, zoals uw IP-adres en welke webpagina u bezoekt, en een cookie plaatsen om de functie te kunnen uitvoeren. Sociale media-functies en widgets kunnen door een externe partij of op onze eigen Sites worden gehuisvest. U bepaalt zelf of u deze functies gebruikt en hoe de interactie met deze functies verloopt. Op het gebruik en de interactie van de functies is het gepubliceerde privacybeleid van de desbetreffende ondernemingen van toepassing.

Onderzoek: In het kader van onze inzet om alle gebruikers van Kronos-diensten beter van dienst te zijn en te begrijpen, doen wij mogelijk onderzoek naar de demografische gegevens en interessegebieden van gebruikers op basis van de Persoonlijke gegevens en andere gegevens die aan ons worden verstrekt. Dit onderzoek kan worden samengesteld en in samengevoegde vorm worden geanalyseerd, en wij kunnen deze samengevoegde gegevens delen met onze dochterondernemingen, vertegenwoordigers en zakelijke partners. Deze samengevoegde informatie maakt geen persoonlijke identificatie mogelijk.

Do Not Track:Zoals vele andere websites houden onze Sites momenteel geen rekening met 'Do Not Track'-browserinstellingen die zijn bedoeld om het bijhouden van informatie tegen te gaan. De voorkeuren voor cookies, inclusief de mogelijkheid om eigen en externe cookies te blokkeren, kunnen worden ingesteld en beheerd met behulp van onze tool voor cookiebeheer. U kunt bovendien stappen ondernemen om het bijhouden van informatie te beperken door cookies en gelijksoortige technologieën te verwijderen van de harde schijf van uw computer en door uw browser zo in te stellen dat alle cookies en gelijksoortige technologieën worden geblokkeerd of dat u wordt gewaarschuwd voordat deze worden opgeslagen. Als u ervoor kiest alle opgeslagen cookies te verwijderen, inclusief de cookies van onze cookiebeheertool voor het blokkeren van cookies, moet u uw cookievoorkeuren mogelijk weer opnieuw instellen met behulp van de tool.

2) Hoe Kronos Persoonsgegevens gebruikt

Wij gebruiken de Persoonsgegevens die u verstrekt op een manier die overeenkomt met dit Privacybeleid.

Als u onze Sites bezoekt: Wij kunnen uw Persoonsgegevens gebruiken op de manier zoals hierboven in paragraaf 1 is beschreven. U kunt vele functies van onze Sites gebruiken zonder Persoonsgegevens te verstrekken, maar bepaalde diensten zijn dan mogelijk niet beschikbaar.

Als u ons op een andere manier rechtstreeks Persoonsgegevens verstrekt: We kunnen de Persoonsgegevens gebruiken in overeenstemming met de reden waarvoor deze gegevens verstrekt zijn, bijvoorbeeld om het product of de dienst te leveren waarom u hebt verzocht, om uw vraag te beantwoorden of om een technisch probleem te onderzoeken. Wij kunnen de gegevens ook gebruiken om u informatie over producten en diensten te sturen die voor u van belang kan zijn, om illegale of frauduleuze activiteiten te voorkomen, te detecteren of te onderzoeken, of voor andere doeleinden die aan u zijn meegedeeld toen u de informatie verstrekte. We kunnen Persoonsgegevens gebruiken om in de toekomst contact met u op te nemen om u te informeren over diensten waarvan wij denken dat ze interessant voor u kunnen zijn. Wanneer wij op een dergelijke manier contact met u opnemen, doen wij dit op basis van uw eerder gegeven toestemming voor het ontvangen van dergelijke informatie of op basis van een 'rechtmatig belang' dat wij hebben om met u te communiceren, bijvoorbeeld als we informatie met u willen delen op basis van uw eerdere relatie met Kronos. In elk van deze gevallen kunt u ervoor kiezen om dergelijke communicatie in de toekomst niet meer te ontvangen.

Als u een medewerker bent van een Klant van Kronos: Wanneer Kronos gegevens van medewerkers van een Klant verzamelt en verwerkt in overeenstemming met aanwijzingen van de Klant in ons contract met de Klant, gebruiken wij deze medewerkersgegevens uitsluitend om producten en diensten te leveren volgens de aanwijzingen van de Klant. Als we vingerafdrukscangegevens van medewerkers van Klanten verwerken door middel van biometrische technologie, zoals beschreven in paragraaf 1, doen wij dit uitsluitend zoals door de Klant verzocht ten behoeve van de identificatie van medewerkers. De Klant kan de door Kronos verwerkte en mogelijk in bezit van de Klant zijnde vingerafdrukscangegevens permanent vernietigen wanneer deze gegevens niet langer een doel dienen (zoals bepaald door de Klant) of uiterlijk wanneer dit wordt vereist door de geldende wetgeving. Het verzamelen, bewaren en vernietigen van alle gegevens van medewerkers van Klanten, met inbegrip van vingerafdrukscangegevens, geschiedt te allen tijde onder controle van de Klant (in diens hoedanigheid van werkgever). Alle vragen of verzoeken met betrekking tot de Persoonsgegevens van een medewerker van een Klant dienen te worden gericht aan de werkgever.

Als u een sollicitant of medewerker van Kronos bent: We verzamelen Persoonsgegevens van personen die solliciteren naar een functie bij Kronos, om onze activiteiten voor werving en selectie te kunnen uitvoeren. We verzamelen Persoonsgegevens van onze medewerkers om te kunnen voldoen aan onze verplichtingen op het gebied van personeelsbeheer, zoals beschreven in paragraaf 1. Persoonsgegevens over Kronos-medewerkers zijn mogelijk toegankelijk voor medewerkers en dienstverleners van onze Human Resources- en IT-afdelingen en voor supportmedewerkers, die zich mogelijk bevinden in de Verenigde Staten en andere landen, voor zover deze toegankelijkheid redelijkerwijs noodzakelijk is om aan de genoemde verplichtingen te voldoen en voldoet aan de geldende wetgeving. Kronos neemt redelijke maatregelen om te zorgen dat alle gegevens over sollicitanten en medewerkers correct, volledig en actueel is ten behoeve van het beoogde gebruik.

3) Bekendmaking van uw Persoonsgegevens

Kronos verkoopt of verhuurt uw Persoonsgegevens niet aan derden voor promotiedoeleinden.

Kronos zal uw Persoonsgegevens niet gebruiken, delen of distribueren, anders dan: i) voor zover noodzakelijk om de beveiliging van onze producten te waarborgen, ii) voor zover wettelijk verplicht, iii) zoals beschreven in een contract tussen Kronos en onze Klant (met betrekking tot gegevens over medewerkers van Klanten, of iv) zoals anderszins is beschreven in het vervolg van deze paragraaf.

Overdrachten van ondernemingen: Tijdens de ontwikkeling van ons bedrijf zullen wij mogelijk bedrijven of activa verkopen of kopen. In het geval van een verkoop, fusie, reorganisatie, opheffing of gelijksoortig evenement met betrekking tot (een deel van) onze activiteiten, activa of Sites, kunnen Persoonsgegevens deel uitmaken van de overgedragen activa.

Dienstverleners, dienstverleners, vertegenwoordigers: Soms huren we andere bedrijven in om bepaalde zakelijke functies te verrichten. Dit gaat bijvoorbeeld om hosting en/of onderhoud van databases, het verzenden van informatie namens ons en het verwerken van betalingen. Indien wij een externe partij inhuren om een dienst te leveren of een functie uit te voeren, moeten wij deze partij mogelijk toegang geven tot bepaalde Persoonsgegevens. In dit geval zullen we hen uitsluitend de informatie geven die ze nodig hebben voor het leveren van de desbetreffende dienst of het uitvoeren van de functie. Kronos is verantwoordelijk voor alle Persoonsgegevens die we van u krijgen en die we vervolgens overdragen aan externe partijen in overeenstemming met de geldende privacywetten. We blijven verantwoordelijk indien een externe partij die wij inhuren om namens ons Persoonsgegevens te verwerken, dit op een onwettige manier doet, tenzij wij kunnen bewijzen dat we niet verantwoordelijk zijn voor de activiteiten of omstandigheden die aanleiding geven tot de claim.

Partners en hieraan gerelateerde externe partijen: We kunnen informatie delen met externe partners die onze producten of diensten verkopen en/of diensten met toegevoegde waarde verlenen. We kunnen alleen of samen met anderen webinars, white papers of andere diensten aanbieden die verband houden met onze producten of diensten. We kunnen uw contactinformatie en uw interesse in producten in deze producten of diensten delen met externe partijen indien u voorafgaand toestemming hebt gegeven voor dit gebruik van uw gegevens, of als wij menen een rechtmatig belang te hebben om dit te doen, gezien onze eerdere zakelijke relatie met u.

Wettelijke vereisten: We kunnen uw Persoonsgegevens ook bekendmaken indien wij hiertoe wettelijk verplicht zijn of indien wij te goeder trouw menen dat een dergelijke handeling noodzakelijk is om: (i) te voldoen aan een wettelijke verplichting, (ii) onze rechten of eigendomsrechten te beschermen en te verdedigen, (iii) in noodgevallen te handelen om de persoonlijke veiligheid van gebruikers van een Site of het publiek te beschermen, of (iv) ons te beschermen tegen wettelijke aansprakelijkheid.

4) Toegang en controle van Persoonsgegevens

Bezoekers aan onze websites: U kunt vele functies van onze Sites gebruiken zonder Persoonsgegevens te verstrekken, maar bepaalde diensten zijn dan mogelijk niet beschikbaar. (In paragraaf 1 kunt u lezen hoe cookies en gelijksoortige technologieën gegevens verzamelen op onze Sites.) U kunt altijd zelf kiezen of u e-mails, sms-berichten, telefoongesprekken en post van Kronos wilt ontvangen voor promotionele doeleinden. Indien u op een andere manier rechtstreeks contact opneemt met Kronos, kunt u zelf bepalen welke Persoonsgegevens u aan Kronos verstrekt.

Medewerkers van Klanten van Kronos: Medewerkers van Klanten van Kronos kunnen contact opnemen met de verantwoordelijke persoon bij hun werkgever om te ontdekken, te beheren en/of te wijzigen welke medewerkersinformatie door de werkgever aan Kronos is of wordt verstrekt om Kronos in staat te stellen zijn producten en diensten aan de werkgever te leveren.

Sollicitanten bij Kronos: Sollicitanten van Kronos kunnen contact opnemen met hun rekruteerder of HR-contactpersoon bij Kronos om te ontdekken, te beheren en/of te wijzigen welke Persoonsgegevens aan Kronos zijn verstrekt tijdens de sollicitatie.

Medewerkers van Kronos: Medewerkers van Kronos kunnen contact opnemen met hun HR-contactpersoon bij Kronos om te ontdekken, te beheren en/of te wijzigen welke Persoonsgegevens aan Kronos zijn verstrekt in de context van het dienstverband.

5) Uitsluitingen van het Privacybeleid

Ongevraagde informatie: Dit Privacybeleid is niet van toepassing op ongevraagde informatie die u ons via onze Sites of op andere manieren verstrekt. Dit omvat onder andere informatie die in openbare gedeelten van onze Sites wordt gepubliceerd, zoals Kronos Community en mededelingenborden, ideeën voor nieuwe producten of wijzigingen van bestaande diensten en andere ongevraagde inzendingen, waaronder alle gebruikerscontent zoals deze term gedefinieerd is in onze Gebruiksvoorwaarden (gezamenlijk: 'Ongevraagde informatie'). Alle Ongevraagde informatie wordt beschouwd als niet vertrouwelijk en wij mogen Ongevraagde informatie vrijelijk en zonder beperking of bronvermelding reproduceren, gebruiken, verspreiden en bekendmaken aan anderen.

Openbare informatie: Wij wijzen u er ook op dat alle Persoonsgegevens of andere gegevens die u verstrekt om te worden gepubliceerd in uw openbaar toegankelijke online profiel of op forums op de Site, toegankelijk zijn voor anderen en daarom ook niet onder de voorwaarden van dit Privacybeleid vallen. We kunnen en mogen niet aansprakelijk worden gesteld voor wat anderen doen met Persoonsgegevens of andere gegevens die u openbaar maakt. Wij adviseren u dan ook om bijzonder zorgvuldig te kiezen welke Persoonsgegevens of andere gegevens u openbaar wilt maken.

6) Kinderen: Wij verzamelen niet bewust Persoonsgegevens van kinderen jonger dan 13 jaar. Als je jonger bent dan dertien jaar, verstuur dan geen Persoonsgegevens naar Kronos. Als u reden hebt om te geloven dat een kind jonger dan 13 jaar Persoonsgegevens heeft verstrekt aan Kronos, neem dan contact met ons op. Wij zullen dan maatregelen nemen om deze informatie uit onze databases te verwijderen.

7) Links naar andere websites: Onze Sites kunnen frames, referenties of links naar andere websites bevatten die geen eigendom zijn van Kronos en niet door Kronos worden beheerd of gecontroleerd. Het privacybeleid van deze websites kan afwijken van ons Privacybeleid ('Externe sites'). Kronos is niet verantwoordelijkheid voor het privacybeleid en de procedures van Externe sites en het hier beschreven Privacybeleid en de bijbehorende procedures zijn niet van toepassing op Externe sites. We raden u aan om het privacybeleid van Externe sites door te lezen en te begrijpen.

8) Beveiliging: We gebruiken commercieel redelijke fysieke, technische en administratieve controlemechanismen en procedures om de aan Kronos verstrekte Persoonsgegevens te beveiligen en te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegd gebruik en onbevoegde bekendmaking, wijziging of vernietiging. Geen enkele verzending via het internet of per e-mail is echter 100% veilig of foutloos. Met name e-mail van of aan Kronos is mogelijk niet veilig. U moet daarom zorgvuldig afwegen welke informatie u per e-mail aan ons stuurt. Houd hier rekening mee wanneer u op elektronische wijze Persoonsgegevens stuurt aan Kronos of onze dienstverleners. Gebruikers van onze Sites en online diensten zijn zelf verantwoordelijk voor het beveiligen van hun wachtwoorden, gebruikersnamen en andere vormen van authenticatie die noodzakelijk zijn om toegang te krijgen tot beveiligde zones of diensten. Wij kunnen de toegang tot een Site of een van onze diensten zonder voorafgaande waarschuwing en in afwachting van ons onderzoek opschorten indien een veiligheidsprobleem wordt vermoed.

9) Bewaring van informatie: We bewaren uw Persoonsgegevens zo lang als u over een actieve webregistratie bij ons beschikt, zo lang als nodig is om u (of uw werkgever, indien van toepassing) de gevraagde diensten of informatie te leveren, of zo lang als in dit Privacybeleid is beschreven of tijdens het verzamelen van de Persoonsgegevens aan u is meegedeeld.

10) Afmelden: Indien er iets verandert in uw Persoonsgegevens op enig moment nadat u contactgegevens of andere Persoonsgegevens aan ons hebt verstrekt, of als u van mening verandert over het ontvangen van informatie van ons (bijvoorbeeld bepaalde soorten marketingmateriaal of nieuwsbrieven), of als u iets anders wilt veranderen in het gebruik van uw Persoonsgegevens waarover wij controle uitoefenen, dient u ons een verzoek te sturen met uw bijgewerkte gegevens en/of uw nieuwe voorkeuren. Stuur uw verzoek naar [email protected] of per post naar: Privacy Officer, Kronos Incorporated, 900 Chelmsford St, Lowell, MA 01851, USA. We zullen binnen 30 dagen reageren op uw verzoek tot inzage, aanpassing of verwijdering van uw Persoonsgegevens. Uiteraard zullen wij uw Persoonsgegevens altijd behouden voor zover dit noodzakelijk is om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, om geschillen op te lossen en om nakoming van onze overeenkomsten af te dwingen.

11) Vragen aan ons stellen: : Indien u vragen hebt over dit Privacybeleid, de manier waarop we met informatie omgaan of de verwerking van uw Persoonsgegevens, kunt u contact met ons opnemen via [email protected] of per brief aan: Privacy Officer, Kronos Incorporated, 900 Chelmsford St, Lowell, MA 01851, USA.

12) Privacy Shield en andere compliance-mechanismen: Kronos voldoet aan het EU-USA en Zwitserland-USA Privacy Shield Framework zoals gepubliceerd door het U.S. Department of Commerce betreffende het verzamelen, gebruiken en bewaren van Persoonsgegevens die vanuit de Europese Unie en/of Zwitserland wordt overgedragen naar de Verenigde Staten. Kronos heeft zijn naleving van het Privacy Shield zelf gecertificeerd bij het Department of Commerce. Indien de voorwaarden van dit Privacybeleid strijdig zijn met de beginselen van het Privacy Shield met betrekking tot onze verplichting om de Persoonsgegevens bedoeld in het Privacy Shield te beschermen, prevaleren de beginselen van het Privacy Shield.

Ga naar www.privacyshield.gov om de Privacy Shield-certificering van Kronos weer te geven. Wij ontvangen en verwerken ook gegevens van Klanten die actief zijn in de Europese Unie en die ons gegevens toesturen op basis van andere compliance-mechanismen, zoals overeenkomsten voor gegevensverwerking conform de standaard Europese contractvoorwaarden.

13) Algemene klachten en klachten in verband met Privacy Shield: Kronos moedigt u aan om contact met ons op te nemen als u een klacht hebt over het Privacy Shield of over privacy in het algemeen. In overeenstemming met de beginselen van het Privacy Shield verplichten wij ons ertoe alles te doen om eventuele klachten op te lossen betreffende het door ons verzamelen of gebruiken van uw Persoonsgegevens. Personen met vragen of klachten over onze omgang met informatie of over ons Privacy Shield-beleid dienen in eerste instantie contact op te nemen met het Kronos Privacy-team via: [email protected].

Indien u een klacht met betrekking tot het Privacy Shield hebt en Kronos niet in staat is deze klacht rechtstreeks af te handelen: Kronos heeft zich ertoe verplicht niet-opgeloste klachten omtrent het Privacy Shield door te verwijzen naar het International Centre for Dispute Resolution van de American Arbitration Association (ICDR/AAA). Dit is een in de Verenigde Staten gevestigd bureau voor het beslechten van conflicten. Als u van ons niet tijdig een bevestiging van uw klacht ontvangt of als u meent dat wij uw klacht niet hebben verholpen, kunt u de website van het ICDR/AAA op http://go.adr.org/privacyshield.html bezoeken voor meer informatie of om een klacht in te dienen. De diensten van het ICDR/AAA staan u kosteloos ter beschikking.

Klachten van sollicitanten en medewerkers van Kronos: Indien u een sollicitant of medewerker bij Kronos in de EU of in Zwitserland bent en u een Privacy Shield-klacht hebt over uw HR-gegevens en deze klacht niet rechtstreeks met Kronos kan worden verholpen: Kronos heeft zich verplicht om met betrekking tot dergelijke klachten samen te werken met het panel dat is aangewezen door de gegevensbeschermingsautoriteiten van de EU respectievelijk de Zwitserse Federale Commissaris voor Gegevensbescherming en Informatie. Neem contact met ons op voor informatie over de contactgegevens van het kantoor van de verantwoordelijke gegevensbeschermingsautoriteit, zoals bijvoorbeeld de Autoriteit Persoonsgegevens in Nederland. U wordt ook een optie voor bindende arbitrage aangeboden voor klachten die niet op een andere manier kunnen worden opgelost.

De Amerikaanse Federal Trade Commission is rechtsbevoegd inzake de naleving van de Privacy Shield-bepalingen door Kronos Incorporated.

14) Wijzigingen van ons Privacybeleid

Het kan van tijd tot tijd nodig zijn dat wij ons Privacybeleid wijzigen. Wij behouden ons dan ook het recht voor om dit Privacybeleid op elk gewenst moment en zonder voorafgaande kennisgeving te actualiseren of te wijzigen. Lees dit Privacybeleid af en toe opnieuw door, en met name voordat u ons Persoonsgegevens verstrekt. Indien u ons na wijzigingen of herzieningen van dit Privacybeleid Persoonsgegevens blijft toezenden, geeft u hiermee aan dat u de voorwaarden van het herziene Privacybeleid aanvaardt.

 

Privacyverklaring voor de afdeling Talentbeheer van Kronos

Workforce Acquisition™-producten

De navolgende verklaring zet de privacybeleidsregels en praktijken uiteen van de afdeling Talentbeheer van Kronos ('Kronos TMD'), die afwijken van of een aanvulling vormen op het bovenstaande Privacybeleid met betrekking tot de Workforce Acquisition-producten van Kronos TMD. Deze privacyverklaring is van toepassing op het verzamelen, gebruiken en bekendmaken van Persoonsgegevens op basis van de bepalingen in onze productcontracten met Klanten. Indien u de Kronos TMD-websites blijft gebruiken, stemt u in met alle voorwaarden en bepalingen die in deze privacyverklaring vermeld worden en met het verzamelen, gebruiken, verwerken, bekendmaken en bewaren van Persoonsgegevens volgens deze Privacyverklaring.

Persoonsgegevens die verzameld worden tijdens sollicitaties bij Klanten: Als u op een functie bij een van onze Klanten solliciteert via een Kronos TMD-website, worden door de werkgever en door Kronos TMD Persoonsgegevens over u verzameld voor gebruik in verband met de sollicitatie, het sollicitatiegesprek en de indienstneming (onboarding). Deze informatie kan onder andere het volgende omvatten: uw naam, postadres en e-mailadres, andere contactgegevens, burgerservicenummer (wordt in Canada niet verzameld), arbeidsverleden en andere achtergrondinformatie. Deze informatie wordt door de werkgever en door Kronos TMD onder meer gebruikt voor het beoordelen van uw geschiktheid voor indienstname door de werkgever of diens vestigingen of dochterondernemingen, het uitvoeren van antecedentenonderzoeken, het controleren van informatie over u, statistische evaluaties en registraties met betrekking tot de sollicitant en de functie, het voldoen aan wettelijke verplichtingen, of voor zover naar redelijkheid noodzakelijk of aanbevolen is om de wettelijke rechten of zakelijke belangen van Kronos TMD, zijn gebruikers, Klanten of dochterondernemingen te verdedigen of uit te oefenen, of voor andere doeleinden die tijdens of vóór het verzamelen van de informatie zijn bepaald of waarmee u op gezette tijden hebt ingestemd.

Bekendmaking aan externe partijen: Tijdens het bovengenoemde sollicitatieproces kunnen Persoonsgegevens ook worden bekendgemaakt aan anderen, zoals bedrijven die zijn ingehuurd om antecedentenonderzoek te doen of de juistheid van uw informatie te controleren, overheidsorganen die het sollicitatieproces evalueren, of dienstverleners die de werkgever bijstaan bij de uitvoering van bedrijfsfuncties. Deze informatie kan ook bekendgemaakt worden wanneer dit wettelijk verplicht is. Kronos TMD mag Persoonsgegevens bekendmaken aan verzekeringsmaatschappijen of juridische, financiële en andere professionele adviseurs in verband met een reorganisatie, verkoop, fusie, zeggenschapswijziging, overdracht van activa of een andere zakelijke transactie.

Evaluatie van de effectiviteit van personeelsadvertenties van Klanten: Informatie over uw bezoeken aan Kronos TMD-sites, verwijzingssites en unieke identificatiegegevens gekoppeld aan afgeronde sollicitaties mogen ook met door de werkgever ingehuurde advertentieleveranciers worden gedeeld om de doeltreffendheid van advertenties te meten. Kronos TMD-sites houden geen rekening met de 'Do Not Track'-instellingen in webbrowsers, maar ze verzamelen geen informatie over de surfgewoontes van gebruikers anders dan de verwijzende site en de activiteit op TMD-sites.

Bedrijfstransacties rond Kronos TMD: Indien Kronos TMD een bedrijfstransactie ondergaat, zoals een fusie, een overname door een ander bedrijf of de verkoop van een gedeelte van zijn activa, zullen de Persoonsgegevens van de gebruikers in de meeste gevallen deel uitmaken van de overgedragen activa. Kronos TMD zal de verzamelde gegevens ter beschikking stellen aan opsporingsinstanties indien dit vereist wordt door de wetgeving, een gerechtelijk bevel of een andere overheidsactie.

Desktop/console-site voor Klanten: De desktop/console-producten voor rekruteringsmanagers zijn private, met een wachtwoord beveiligde softwareprogramma's op internet, die door onze Klanten gebruikt worden voor het beheer van het rekruteringsproces. Tijdens het normale verloop van bedrijfsprocessen moeten Klanten die gebruikmaken van onze desktop/console-producten mogelijk aanvullende informatie invoeren over sollicitanten of medewerkers die zijn aangenomen met behulp van de rekruteringssystemen van Kronos TMD. Gegevens over sollicitanten of medewerkers worden via de desktop/console-producten mogelijk worden verzonden naar verschillende locaties of vestigingen van dezelfde Klant. Op deze manier zijn sollicitaties beschikbaar vanaf meerdere locaties van hetzelfde bedrijf, indien van toepassing.

Toegang tot gegevens van sollicitanten ten behoeve van support: Persoonsgegevens van een sollicitant kunnen worden bekeken door geautoriseerde Kronos TMD-medewerkers ter ondersteuning van de sollicitatie en de administratieve behoeften van werkzoekenden en onze Klanten. Als er bijvoorbeeld een probleem of fout optreedt tijdens een sollicitatie, kunnen leden van het ontwikkelingsteam van Kronos TMD of de serviceafdeling de sollicitaties bekijken om assistentie te verlenen bij het oplossen van het probleem.

Verantwoordelijkheid voor herstartcodes en wachtwoorden: Voor internetapplicaties waarvoor u een herstartcode en wachtwoord aanmaakt, bent u er geheel zelf voor verantwoordelijkheid dat deze gegevens vertrouwelijk blijven. U bent zelf verantwoordelijk voor alle activiteiten die vanaf uw account plaatsvinden. Kronos TMD kan niet aansprakelijk worden gesteld voor schade die u mogelijk lijdt doordat iemand anders uw wachtwoord met of zonder uw medeweten gebruikt heeft. U kunt aansprakelijk worden gesteld voor verliezen die Kronos TMD of een andere partij mogelijk lijdt doordat iemand anders uw wachtwoord heeft gebruikt. U mag in geen geval en op geen enkel moment het wachtwoord van iemand anders gebruiken. Kronos TMD is niet aansprakelijk voor gegevens die verloren gaan of gewijzigd worden of voor gegevens die u invoert en aan werkgevers verstuurt. Kronos TMD is niet aansprakelijk indien een kandidaat wordt afgewezen voor een functie.

Informatie voor sollicitanten in Canada: Persoonsgegevens die op de bovenvermelde manieren worden verzameld en verwerkt, worden mogelijk opgeslagen en gebruikt in landen buiten Canada (onder meer in de Verenigde Staten). Er worden geen burgerservicenummers verzameld tijdens het sollicitatieproces voor sollicitanten in Canada.

 

Herzieningsdatum Kronos Privacybeleid: 25 mei 2018