Uitdagingen

Toen Lipari Foods, een producent en distributeur van levensmiddelen, zijn activiteiten wilde uitbreiden naar meer dan 10 Amerikaanse staten, realiseerde het management zich dat hun bestaande on-premise oplossing voor personeelsbeheer niet langer voldeed en dat de uitbreiding bemoeilijkt zou worden als ze doorgingen met hun handmatige en redundante werkprocessen. Bovendien begrepen ze dat het moeilijk zou worden om te voldoen aan de arbeidswetgeving en de regels voor belastinginhoudingen in alle nieuwe staten. Informatie over nieuwe medewerkers moest handmatig worden ingevoerd in de gefragmenteerde systemen voor werving, onboarding en beheer van de secundaire arbeidsvoorwaarden. Het bedrijf had 50 uurcontractmedewerkers, van wie de papieren urenstaten handmatig in de salarisadministratie moesten worden ingevoerd. Managers moesten afwezigheidsverzoeken en aanwezigheidspunten van de medewerkers invoeren in spreadsheets, wat een tijdrovende taak was. Bovendien werd effectief personeelsmanagement bemoeilijkt door de beperkte rapportagefuncties.

Lipari Foods had behoefte aan een oplossing die:

  • In de cloud werkt en gemakkelijk op afstand toegankelijk is voor medewerkers en managers op elke locatie
  • Werving en selectie, indienstneming, onboarding en de administratie van secundaire arbeidsvoorwaarden voor nieuwe medewerkers stroomlijnt
  • Robuuste mobiele capaciteiten biedt, zodat veldmedewerkers kunnen in- en uitklokken en alle medewerkers de informatie over hun vrije tijd en hun loonbetalingen kunnen bekijken op een mobiel apparaat
  • De gewerkte uren en de aanwezigheidspunten betrouwbaar en effectief kan bijhouden
  • Realtime zicht biedt op de gewerkte uren en het verdiende loon, zodat de arbeidskosten beter beheerd kunnen worden
  • Waarborgt dat de arbeids- en belastingwetgeving wordt nageleefd in alle staten waarin het bedrijf actief is
"De tijd die managers moeten besteden aan het goedkeuren en bijhouden van afwezigheidsverzoeken en het afhandelen van absentiekwesties is met wel 75% gedaald. Al die tijd werd vroeger verspild aan onproductieve taken".

Brian Zilo, SPHR
Senior Vice President of HR

Oplossingen

Lipari Foods koos voor een Kronos® cloudoplossing voor human capital management om de arbeidskosten beter te beheersen, de productiviteit te verbeteren, de medewerkersbetrokkenheid te vergroten en het compliancerisico op alle locaties te beperken terwijl het bedrijf zich verder uitbreidde.

Kronos Workforce Ready HR

  • Verhoog de efficiëntie met papierloze en gestroomlijnde HR-processen en selfservice-tools die het beheren van secundaire arbeidsvoorwaarden, de onboarding en de administratie van medewerkersgegevens vergemakkelijken
  • Verbeter de administratieve nauwkeurigheid door fouten te verminderen en consistentie te garanderen met één systeem voor alle medewerkersdossiers en HR-functies
  • Bied altijd en overal mobielvriendelijke toegang tot roosters, verloftegoeden en betalingsoverzichten
  • Zorg proactief voor naleving van veranderende arbeidswetgeving, zoals de Fair Labor Standards Act (FLSA) en de Affordable Care Act (ACA)

Kronos Workforce Ready Time Keeping

  • Stroomlijn de tijdregistratie met automatische verzameling van tijd- en aanwezigheidsinformatie en conversie van de gewerkte uren naar de salarisadministratie
  • Pas zelfgedefinieerde salaris- en werkregels toe om de nauwkeurigheid van de salarisadministratie te verbeteren en het compliancerisico te verminderen
  • Verbeter de medewerkersbetrokkenheid door realtime toegang te bieden tot informatie over gewerkte uren, aanwezigheid en opgebouwde verloftegoeden

Kronos Workforce Ready Accruals

  • Bereken en administreer de verloftegoeden op basis van het beleid van de organisatie en handhaaf het beleid automatisch en consistent, zodat het compliancerisico beperkt wordt
  • Bekijk de verloftegoeden in realtime om afwezigheidsverzoeken te kunnen indienen of goedkeuren
  • Bekijk hoeveel tijd er in alle verlofcategorieën is opgebouwd, opgenomen en ingeroosterd en hoeveel tijd er overblijft

Resultaten

De cloudoplossing van Kronos heeft Lipari Foods ondersteund tijdens de uitbreiding naar 20 staten en de verdubbeling van het personeelsbestand naar 1.800 medewerkers in een korte periode. Medewerkers op locatie kunnen hun gewerkte tijd bijhouden, hun loonstaten bekijken en afwezigheidsverzoeken indienen via een tijdklok, terwijl veldmedewerkers hetzelfde kunnen doen vanaf een mobiel apparaat. Managers hebben realtime inzicht in rapporten over medewerkersuren en arbeidsanalyses om de arbeid en de arbeidskosten beter te kunnen beheren. Bovendien kunnen ze de roosters en verloftegoeden van medewerkers weergeven, zodat ze afwezigheidsverzoeken kunnen goedkeuren in de oplossing, die automatisch de aanwezigheidspunten van werknemers bijhoudt en daarmee aanzienlijke tijdwinst oplevert. Dankzij de betrouwbare salarisadministratie en Kronos Payroll Services kan Lipari Foods gemakkelijk voldoen aan de regels voor belastinginhouding in elke staat waar het bedrijf zaken doet. Lipari Foods heeft alweer plannen voor uitbreiding naar nieuwe regio's. Het bedrijf heeft de technologie in huis om dit mogelijk te maken.

MANAGERS BESTEDEN
75% MINDER TIJD

aan bijhouden en goedkeuren van afwezigheid
en aanwezigheidspunten van medewerkers

95% MINDER TIJD NODIG VOOR
SALARISADMINISTRATIE

doordat er geen tweewekelijkse loonstrookjes
meer worden afgedrukt en verzonden naar medewerkers